Sfaturi și resurse utile pentru antreprenori

Între antreprenor și contabil există o relație de parteneriat strategic, însă responsabilitatea legală finală pentru corectitudinea datelor îi aparține întotdeauna administratorului firmei.

Obligațiile Antreprenorului (Administratorului)

• Responsabilitatea Legală: Organizarea contabilității: Conform Legii Contabilității nr. 82/1991, administratorul trebuie să asigure ținerea contabilității, fie prin departament propriu, fie prin contractarea unei firme autorizate CECCAR.
• Informații Corecte: Furnizează contabilului date corecte, documente justificative (bonuri, chitanțe, etc..) la timp.
• Decizii Financiare: Ia deciziile privind strategia financiară și investițiile.
• Conformitate: Se asigură că firma respectă legile (ex: declară schimbarea sediului, obiectului de activitate).
• Documente: Păstrează documentele contabile conform legii.

Obligațiile Contabilului (Serviciu Externalizat)

• Organizare și Conducere: Organizează contabilitatea financiară a firmei.
• Calcul și Depunere: Calculează taxele, impozitele și depune declarațiile fiscale (TVA, impozit pe profit, etc.).
• Reconcilieri: Realizează reconcilieri bancare, stocuri, etc.
• Rapoarte: Furnizează rapoarte și bilanțuri contabile.
• Consultare: Oferă consultanță fiscală și contabilă.

Diferența cheie

Antreprenorul decide, furnizează informațiile și răspunde legal, în timp ce contabilul implementează, calculează și depune conform instrucțiunilor și datelor primite, dar nu poate decide asupra legalității operațiunilor firmei, e responsabilitatea antreprenorului.

Obligația transmiterii facturilor emise în SPV revine în primul rând contribuabilului (antreprenorului sau firmei emitente). Contabilul poate efectua transmiterea în numele firmei, numai dacă are împuternicire oficială, însă răspunderea legală rămâne a firmei. Începând cu facturile emise după 1 ianuarie 2026, termenul-limită pentru transmiterea lor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, în loc de termenul de 5 zile calendaristice, aplicabil până la 31 decembrie 2025.

Alegerea contabilului potrivit depinde de mai mulți factori, inclusiv experiența în domeniul în care activează firma, cunoștințele fiscale actualizate, promptitudinea și acuratețea în întocmirea documentelor contabile și fiscale, precum și capacitatea de a oferi consultanță proactivă pentru optimizarea fiscală și financiară. Un contabil potrivit este partenerul care reduce riscurile, asigură conformitatea cu legislația și sprijină deciziile manageriale si bineinteles trebuie sa fie autorizat CECCAR.

Legea contabilitatii (Legea 82/1991) prevede un termen general de pastrare in arhiva de 5 ani pentru:

• registrele de contabilitate obligatorii
• documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară
• statele de salarii.

Cei 5 ani se calculeaza insa de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar.

De exemplu durata de pastrare a documentelor aferente anului 2024 incepe de la 1 iulie 2025. Practic documentele aferente anului 2024 trebuie pastrate pana la 1 iulie 2030.

Exista doua exceptii de la termenul standard de 5 ani prevazut pentru documentele financiar-contabile:

• Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora. De exemplu, daca am cumparat un utilaj care are o durata de viata de 10 ani, atunci va trebui sa pastrez acea factura 10 ani.

• Ca exceptie, situatiile financiare, raportarile contabile intermediare, semestriale se pastreaza in arhiva timp de 10 ani.

Aceste termene se refera atat la arhiva fizica cat si la arhiva electronica.

Cheltuielile cu autoturismul pot fi deduse în proporție de 100% doar dacă acesta este utilizat exclusiv în scopul activității economice. În acest caz, este necesară justificarea utilizării prin documente precum foaia de parcurs și încadrarea autoturismului ca vehicul utilizat strict pentru activitatea societății, conform prevederilor Codului fiscal. În lipsa acestei justificări, cheltuielile sunt deductibile limitat, de regulă în proporție de 50%.

Costurile salariale ale unui angajat includ salariul brut, contribuțiile sociale obligatorii și impozitul pe venit. Din salariul brut se rețin contribuțiile angajatului (CAS și CASS), precum și impozitul pe venit, iar angajatorul datorează suplimentar contribuția asiguratorie pentru muncă (CAM). Costul total pentru angajator este mai mare decât salariul brut și trebuie avut în vedere în bugetarea resurselor umane.

Pot fi aplicate deduceri fiscale pentru cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, care sunt justificate cu documente și considerate deductibile conform Codului fiscal (de exemplu: cheltuieli cu salariile, chiria, utilitățile, amortizarea mijloacelor fixe, servicii profesionale). De asemenea, anumite cheltuieli sunt deductibile limitat sau nedeductibile, conform prevederilor legale

Monitorizarea eficientă a fluxului de numerar se realizează prin urmărirea permanentă a încasărilor și plăților, actualizarea periodică a unui cash-flow forecast și corelarea acestuia cu termenele de plată și de încasare. De asemenea, este esențială reconcilierea lunară a extraselor bancare și analiza soldului de numerar pentru a anticipa eventuale dezechilibre de lichiditate.

Dividendele pot fi retrase legal doar din profitul societății, pe baza unei hotărâri AGA, cu reținerea și plata impozitului pe dividende conform legislației în vigoare la data distribuirii. În cazul depășirii plafonului legal, persoana fizică datorează și contribuția de asigurări sociale de sănătate, declarată prin Declarația Unică.

Acestea se pot ridica trimestrial in baza situatiilor interimare sau anual dupa inchiderea exercitiului financiar.

In 2026 societățile care, pe baza situațiilor financiare anuale, au activul net mai mic decât jumătate din capitalul social, NU pot restitui acționarilor/asociaților sau altor persoane afiliate împrumuturile luate de la aceștia.

Activ net = Total active – Total datorii = Capitaluri proprii

ACTIVE = Cladiri+mașini+creanțe+stocuri+bani

DATORII = Obligații față de salariați, furnizori, bănci

Capitaluri proprii = Capital social + Rezerve + Rezultat (profit sau pierdere)

Nerespectarea acestei interdicții constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 10.000 lei la 200.000 lei.

Chiar dacă societatea nu a desfășurat activitate, există în continuare obligații declarative. În acest caz, se depun declarațiile fiscale pe zero, conform vectorului fiscal al societății. Lipsa activității nu exonerează societatea de obligația depunerii declarațiilor, ci doar de plata efectivă a taxelor, dacă acestea rezultă zero.

Procesul începe cu o discuție clară despre obiective, structură și nevoile afacerii. Pe baza acesteia stabilim dacă există potrivire și definim cadrul colaborării.

Lucrăm cu companii în creștere, organizații corporate și antreprenori vizionari care își doresc o abordare structurată, responsabilă și orientată pe termen lung în gestionarea afacerii.